Datenschutzerklärung Website

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch der Corporate-Website atoki-core.de und bei unmittelbarer Kontaktaufnahme mit ATOKI. Sie beschreibt ausschließlich Verarbeitungen, für die ATOKI selbst die Zwecke und wesentlichen Mittel festlegt. Verarbeitungen personenbezogener Daten, die ATOKI ausschließlich auf dokumentierte Weisung eines Kunden durchführt, sind nicht Gegenstand dieser Datenschutzerklärung. Für solche Verarbeitungen gelten die jeweils einbezogenen Verträge zur Auftragsverarbeitung und die dazugehörigen Leistungsunterlagen.

1 Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist: Atoki UG (haftungsbeschränkt) Melchior-Bauer-Straße 16 14469 Potsdam Deutschland Vertreten durch den Geschäftsführer Anton Golodnykov Telefon: +49 152 32050024 E-Mail: info@atoki-core.de

2 Anwendungsbereich und Rollenabgrenzung

ATOKI handelt als Verantwortlicher für die Bereitstellung und Absicherung der Corporate-Website, für dabei tatsächlich anfallende Website- und Sicherheitsdaten, für unmittelbare Kontaktanfragen sowie für eigene vorvertragliche und geschäftliche Kommunikation. Die datenschutzrechtliche Rolle wird nach dem konkreten Zweck der Verarbeitung bestimmt und nicht pauschal nach einem technischen System oder einer Logdatei.

Diese Erklärung enthält keine Produktbeschreibung und keine Datenschutzhinweise für eigenständige ATOKI-Produkte, Kundenplattformen, Vorschau-Domains oder interne Produktionssysteme. Soweit hierfür gesonderte Hinweise erforderlich sind, werden sie getrennt bereitgestellt.

3 Bereitstellung der Website und Serverprotokolle

3.1 Verarbeitete Daten und Zwecke

Beim Aufruf der Website werden die für die technische Übermittlung erforderlichen Verbindungs- und Anfragedaten verarbeitet. Dazu gehören insbesondere die IP-Adresse, die angeforderte Ressource sowie die für Aufbau und Durchführung der Verbindung erforderlichen technischen Angaben. Soweit im produktiven Betrieb Server- oder Sicherheitsprotokolle geführt werden, können zusätzlich technische Angaben zum Zugriff und zur Verarbeitung der Anfrage protokolliert werden.

Die Verarbeitung dient der technischen Auslieferung der Website, der Stabilität und Fehleranalyse, der Erkennung und Abwehr von Missbrauch sowie der Sicherung der eingesetzten Systeme. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die berechtigten Interessen liegen in einem sicheren, stabilen und technisch funktionsfähigen Webangebot sowie in der Abwehr unbefugter Nutzung.

3.2 Hosting, Empfänger und Speicherdauer

Die Corporate-Website wird auf Server-Infrastruktur der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Deutschland, betrieben. STRATO wird insoweit als Auftragsverarbeiter eingesetzt. Der von ATOKI für die Corporate-Website eingesetzte VPS-Standort ist Deutschland.

Zugriff innerhalb von ATOKI erhalten nur Personen, die ihn für Betrieb, Fehleranalyse oder Sicherheitsmaßnahmen benötigen. Soweit Server- oder Sicherheitsprotokolle geführt werden, werden sie nur so lange aufbewahrt, wie dies für den jeweiligen Betriebs-, Fehleranalyse- oder Sicherheitszweck erforderlich ist. Eine längere, fallbezogene Aufbewahrung kann erfolgen, wenn konkrete Sicherheitsereignisse untersucht oder Ansprüche nachgewiesen werden müssen. Eine darüber hinausgehende feste allgemeine Routinefrist wird nicht zugesagt.

4 Kontaktaufnahme

4.1 Kontaktformular, E-Mail und Telefon

Sie können ATOKI über das Kontaktformular der Website, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren. Bei Nutzung des Kontaktformulars verarbeitet ATOKI die von Ihnen eingegebenen Angaben: Name, optional Organisation, E-Mail-Adresse und Nachricht. Das Formular enthält außerdem ein technisch verborgenes Feld zur automatisierten Missbrauchserkennung; dieses Feld ist nicht für Eingaben durch Nutzer bestimmt.

Die Formularangaben werden verschlüsselt über die Website an einen von ATOKI betriebenen Kontakt-Dienst übermittelt. Die Nachricht wird anschließend über die von ATOKI genutzte E-Mail-Infrastruktur an das geschäftliche Kontaktpostfach übergeben. Bei einer unmittelbaren Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon verarbeitet ATOKI die von Ihnen mitgeteilten Kontakt-, Kommunikations- und Inhaltsdaten, soweit dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist.

Zum Schutz des Kontaktformulars werden serverseitige Validierungs- und Missbrauchsschutzmechanismen eingesetzt. Ein Captcha oder ein vergleichbarer externer Tracking-Dienst wird hierfür nicht eingesetzt.

4.2 Rechtsgrundlagen und Empfänger

Bei Anfragen zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für sonstige geschäftliche Kommunikation ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage; das berechtigte Interesse besteht in der sachgerechten Bearbeitung und Dokumentation der Anfrage. Eine Einwilligung ist für die Bearbeitung einer gewöhnlichen Kontaktanfrage nicht die Rechtsgrundlage.

Für die geschäftliche E-Mail-Infrastruktur einschließlich E-Mail-Postfach und SMTP setzt ATOKI die STRATO GmbH als Auftragsverarbeiter ein. Für das Kontaktpostfach ist eine E-Mail-Archivierung aktiviert. Eine automatische Weiterleitung an einen weiteren externen Empfänger ist für das produktive Kontaktpostfach nicht eingerichtet.

4.3 Speicherdauer von Kontaktanfragen

Kontaktanfragen werden für die Dauer der Bearbeitung und anschließend nur so lange gespeichert, wie dies für die weitere Geschäftskommunikation, gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Soweit E-Mails gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, werden sie für die jeweils einschlägige gesetzliche Dauer aufbewahrt. Eine einheitliche technische Aufbewahrungsfrist für sämtliche Kontakt-E-Mails wird nicht festgelegt.

4.4 Terminbuchung über Calendly

Für die freiwillige Online-Terminbuchung stellt ATOKI einen externen Link zum Buchungsdienst Calendly bereit. Anbieter ist Calendly, LLC, 115 E Main St, Ste A1B, Buford, GA 30518, USA. Calendly wird für die über das ATOKI-Buchungsformular erhobenen Kundendaten als Auftragsverarbeiter eingesetzt. Beim bloßen Aufruf der ATOKI-Website wird Calendly nicht geladen; eine Verbindung zu Calendly entsteht erst, wenn Sie den externen Buchungslink aufrufen.

Bei der Terminbuchung verarbeitet ATOKI über Calendly insbesondere Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, den gewählten Termin, das ausgewählte Gesprächsthema sowie weitere Angaben, die Sie freiwillig im Buchungsprozess mitteilen. Die Verarbeitung dient der Terminvereinbarung, Vorbereitung und Durchführung des angefragten Erstgesprächs. Bei Anfragen zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Soweit die Terminbuchung sonstiger geschäftlicher Kommunikation dient, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in einer effizienten Organisation und Durchführung geschäftlicher Termine.

Calendly verarbeitet Kundendaten nach seiner Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung im Auftrag seiner Kunden. Dabei kann eine Verarbeitung in den USA und weiteren Drittländern stattfinden. Calendly sieht für Übermittlungen aus dem Europäischen Wirtschaftsraum insbesondere das EU-U.S. Data Privacy Framework und, soweit einschlägig, die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission als Übermittlungsmechanismen vor. Calendly setzt für die Bereitstellung des Dienstes weitere Unterauftragsverarbeiter ein; deren jeweils aktuelle Liste wird von Calendly veröffentlicht.

Die über Calendly verarbeiteten Termin- und Kommunikationsdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Terminorganisation und weitere Geschäftskommunikation erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten beziehungsweise berechtigte Nachweis- und Rechtsverteidigungsinteressen eine weitere Speicherung erfordern. Für die Verarbeitung auf den Seiten von Calendly gelten ergänzend die dort bereitgestellten Datenschutz- und Cookie-Informationen.

5 Cookies und lokale Speicherung im Browser

Die Corporate-Website setzt im aktuellen produktiven Stand keine Cookies und keine Local-Storage-, Session-Storage-, IndexedDB- oder vergleichbaren Browser-Speichermechanismen für eigene Website-Funktionen ein.

6 Schriftarten und externe Inhalte

Die auf der Corporate-Website verwendete Schriftart Inter wird lokal bereitgestellt. Beim Laden der Schriftart wird keine Verbindung zu einem externen Schriftanbieter hergestellt.

Im aktuellen produktiven Stand werden keine extern eingebundenen Analytics-, Captcha-, Karten-, Video-, Buchungs- oder Chat-Dienste und keine vergleichbaren externen Website-Ressourcen eingesetzt, durch deren bloßes Laden personenbezogene Daten an einen Drittanbieter übermittelt werden.

7 Empfänger, Dienstleister und Drittlandübermittlungen

Personenbezogene Daten erhalten innerhalb von ATOKI nur diejenigen Personen, die sie für den jeweiligen Zweck benötigen. Externe Auftragsverarbeiter für die in dieser Erklärung beschriebenen Leistungen sind STRATO GmbH für Hosting- und E-Mail-Leistungen sowie Calendly, LLC für die freiwillige Online-Terminbuchung nach Abschnitt 4.4. Behörden, Gerichte oder Berater erhalten Daten nur, soweit eine rechtliche Grundlage besteht oder dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

STRATO setzt für einzelne Leistungen weitere Auftragsverarbeiter ein. Für die von ATOKI aktivierte E-Mail-Archivierung nennt STRATO insbesondere die IONOS SE für die Bereitstellung der physischen Umgebung sowie Dropsuite Ltd., Singapur, für Entwicklung, Wartung, Pflege und Betrieb der Mail-Archivierungssoftware. Für die Übermittlung an Dropsuite weist STRATO EU-Standarddatenschutzklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO als geeignete Garantie aus. Weitere Informationen zu den von ATOKI eingesetzten Dienstleistern und zur Einordnung von Unterauftragsverarbeitern enthält die jeweils aktuelle Dienstleister- und Unterauftragsverarbeiterübersicht von ATOKI (Dokument P-06). Für die Terminbuchung über Calendly gelten ergänzend die in Abschnitt 4.4 beschriebenen Übermittlungsmechanismen; Calendly veröffentlicht eine aktuelle Liste seiner Unterauftragsverarbeiter und deren Verarbeitungsstandorte.

8 Speicherdauer

ATOKI speichert personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist, gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder eine begrenzte weitere Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Für Website- und Sicherheitsprotokolle richtet sich die Aufbewahrung nach dem konkreten Betriebs-, Fehleranalyse- oder Sicherheitszweck. Kontaktanfragen werden nach Maßgabe von Abschnitt 4.3 gespeichert. Soweit Kommunikation als Handels- oder Geschäftsbrief einzuordnen ist, gelten die jeweils einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Gleiches gilt für Buchungsbelege, Rechnungen, Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse, soweit personenbezogene Daten Bestandteil solcher Unterlagen sind.

Nach Wegfall des jeweiligen Zwecks und Ablauf einschlägiger Aufbewahrungsfristen werden die Daten nach Maßgabe der anwendbaren Lösch- und Aufbewahrungsregeln gelöscht.

9 Rechte betroffener Personen

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben betroffene Personen insbesondere folgende Rechte: • Auskunft nach Art. 15 DSGVO • Berichtigung nach Art. 16 DSGVO • Löschung nach Art. 17 DSGVO • Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO • Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO • Widerspruch nach Art. 21 DSGVO • Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft, sofern eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht

Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich über die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten an ATOKI wenden. Anträge werden unverzüglich, in jedem Fall grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang bearbeitet. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen kann diese Frist unter Berücksichtigung der Komplexität und der Anzahl der Anträge um bis zu zwei weitere Monate verlängert werden.

10 Widerspruch gegen Direktwerbung

Soweit ATOKI personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Direktwerbung verarbeitet, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen. Nach dem Widerspruch werden die Daten nicht mehr für Direktwerbung verwendet. Für einen Widerspruch genügt eine Mitteilung an die in Abschnitt 1 genannte E-Mail-Adresse. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und eine auf das erforderliche Maß beschränkte Sperr- oder Nachweisspeicherung bleiben unberührt.

11 Beschwerderecht

Sie haben nach Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Die für ATOKI zuständige Aufsichtsbehörde ist: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg Stahnsdorfer Damm 77 14532 Kleinmachnow Telefon: 033203 356-0 Telefax: 033203 356-49 E-Mail: Poststelle@LDA.Brandenburg.de Website: https://www.lda.brandenburg.de

12 Datensicherheit

ATOKI trifft unter Berücksichtigung des Risikos und des jeweiligen Verarbeitungszwecks angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten. Dazu gehören im jeweils belegten und einschlägigen Umfang insbesondere kontrollierte Zugriffe, geschützte Übertragungswege, Protokollierung, Überwachung, Datensicherung und geregelte Behandlung von Sicherheitsvorfällen. Hiermit ist keine Garantie vollständiger Sicherheit oder ständiger Verfügbarkeit verbunden.

13 Änderungen dieser Datenschutzerklärung

ATOKI passt diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Website, die eingesetzten Dienste oder die maßgeblichen rechtlichen Anforderungen ändern. Die jeweils veröffentlichte Fassung gilt für die ab ihrem Stand beschriebenen Verarbeitungen.